各区县、西咸新区、各开发区住建局，高新区行政审批服务局：
为深入贯彻落实群众身边不正之风和腐败问题集中整治，坚持问题导向，坚持“小切口、大深入”，推动我市住宅专项维修资金（以下简称“维修资金”）使用制度落实，保障住宅共用部位、共用设施设备的正常使用，方便广大业主申请使用维修资金，切实维护广大业主合法权益，现就进一步加强维修资金使用监管事项通知如下：
一、维修资金使用申请及责任
业主委员会、物业管理委员会、物业服务企业可作为申请人申请使用维修资金。紧急情况下，业主委员会、物业管理委员会可作为申请人申请使用维修资金，无业主委员会或者物业管理委员会的，物业服务企业可以按照《西安市物业管理条例》规定申请使用维修资金。
申请人应当按相应程序如实提交维修资金使用申请资料，负责维修工程质量、进度及资金监管，承担相关法律责任。
有业主委员会或者物业管理委员会的，业主委员会或者物业管理委员会应当全程参与监督申请流程及施工质量。
二、维修资金使用管理职责分工
市物业管理行政主管部门负责制定我市维修资金使用审核制度和管理规定；负责维修资金使用审核信息系统的升级维护工作；统一制定维修资金使用申请的工作流程、办事指南；组织区县物业管理行政主管部门进行维修资金政策法规、审核业务、系统操作等培训；负责城六区、开发区维修资金划转；负责日常业务指导监督管理。
新城区、碑林区、莲湖区、灞桥区、未央区、雁塔区物业管理行政主管部门和开发区管理委员会负责本辖区内维修资金使用审核工作，对审核结果负责。
阎良区、临潼区、长安区、高陵区、鄠邑区及市辖县物业管理行政主管部门和西咸新区管理委员会负责辖区内维修资金使用审核和资金划转等工作。
区县物业管理行政主管部门或开发区管理委员会（以下简称“区县物业管理行政主管部门”）负责指导业主申请维修资金使用，现场查勘，在规定时限完成维修资金使用审核；建立维修资金使用“三级审核”制度（即经办人员受理、科长初审、分管局长终审）；建立健全业务档案（含电子档案）；接待群众政策咨询，协调处理辖区维修资金方面的矛盾纠纷以及信访投诉。
三、维修资金使用申请程序
（一）普通使用程序
1.提出方案
申请人根据维修和更新、改造项目提出《维修资金使用方案》。方案应明确维修工艺、工程造价（预算）、资金分摊范围及分摊标准、施工单位、工程造价咨询机构、工程监理单位、招标代理机构、设计单位等内容。区县物业管理行政主管部门核实以下信息：
（1）本次维修和更新、改造项目是否属于维修资金使用范围；
（2）本次维修和更新、改造项目维修资金列支范围总面积、总户数及维修资金交存情况。
2.业主表决
维修资金列支范围内专有部分面积占比三分之二以上的业主且人数占比三分之二以上的业主参与表决，并经参与表决专有部分面积过半数的业主且参与表决人数过半数的业主表决通过维修资金使用方案。
（1）书面投票表决
申请人开展线下投票表决时，并指派不少于2名工作人员同时在场见证，并向业主解释申请使用维修资金的相关内容，告知业主根据本人意见（同意、不同意或弃权）在表决书相应栏目签名；业主投票表决表应采用监管部门公布的示范文本。
（2）平台投票表决
相关业主通过线上维修资金使用投票系统直接查看公示资料并投票表决，形成表决结果，申请人打印《维修资金使用方案线上表决结果统计表》。
3.公示方案
申请人将《维修资金使用方案及业主书面表决明细表》及《维修资金使用方案线上表决结果统计表》在小区显著位置及维修资金列支范围内各单元门口进行公示，公示期为七日。公示期间，区县物业管理行政主管部门应在小区现场查勘并留取影像资料。
4.首款审核
申请人向所在区县物业管理行政主管部门申请首款，需提交以下材料：
（1）建设工程竣工验收书面材料或其它可证明保修期届满的相关材料；
（2）《维修资金使用方案公示及业主书面表决明细表》；
（3）《房屋维修资金使用款首次划转申请表》；
（4）维修工程预算书，工程造价在一万元以上的还应提供工程造价咨询机构出具的《工程预算审核报告》；
（5）施工单位资质资料及工程合同书；
（6）申请人的相关资料、法人委托书、经办人身份证及联系方式；
（7）工程首款发票。
区县物业管理行政主管部门在受理后五个工作日内审核完毕，符合使用条件的，区县物业管理行政主管部门出具《住宅专项维修资金划转单》，并将《住宅专项维修资金划转单》、工程首款发票上传至市物业管理行政主管部门。
5.首款划转
市物业管理行政主管部门在收到《住宅专项维修资金划转单》后五个工作日内按照工程预算金额（维修资金专户列支金额）的百分之七十，将首款划转至申请人的维修资金使用专用账户。
6.组织实施
申请人组织实施维修资金使用方案。区县物业管理行政主管部门按照国家有关建设程序规定，依法对维修和更新、改造项目进行监督管理。
7.竣工验收并公示
工程竣工后，物业服务企业、业主委员会或物业管理委员会、施工单位、设计单位、监理单位及业主代表对工程进行验收，签署《维修和更新、改造工程竣工验收单》。申请人将《维修和更新、改造工程竣工验收单》及《维修和更新、改造工程结算费用分摊清册》在小区显著位置及维修资金列支范围内各单元门口进行公示，公示期为七日。公示期内，区县物业管理行政主管部门应在小区现场查勘并留取影像资料。
8.尾款审核
申请人向所在区县物业管理行政主管部门申请尾款,需提交以下材料：
（1）《维修和更新、改造工程竣工验收单》；
（2）《维修和更新、改造工程结算费用分摊清册》；
（3）维修和更新、改造工程尾款发票；
（4）《房屋维修资金使用款尾款划转申请表》；
（5）维修工程结算书、图纸，工程造价在一万元以上的还应提供工程造价咨询机构出具的《工程结算审核报告》。
区县物业管理行政主管部门在受理后五个工作日内审核完毕，符合使用条件的，区县物业管理行政主管部门出具《住宅专项维修资金划转单》，并将《住宅专项维修资金划转单》、工程尾款发票及相关费用发票上传至市物业管理行政主管部门。
9.尾款划转
市物业管理行政主管部门在收到《住宅专项维修资金划转单》后五个工作日内将剩余款项划转至申请人的维修资金使用专用账户。
（二）应急使用程序（竣工后一次性划转或分两次划转）
竣工后一次性划转流程：
1.提交申请
物业保修期限届满后，出现《西安市物业管理条例》第九十二条规定的紧急情况的，申请人应立即采取应急防范措施，向区县物业管理行政主管部门申请并提交以下材料：
（1）维修资金应急使用申请（包含小区基本情况，本次维修和更新、改造项目保修期的到期时间，维修资金列支范围总面积、总户数及维修资金交存情况）；
（2）建设工程竣工验收书面材料或其它可证明保修期届满的相关材料；
（3）本次维修和更新、改造的共用部位、共用设施设备损坏证明[电梯维修须提供特种设备检验检测机构出具的书面材料，消防维修须提供消防管理部门出具的书面材料；其它维修项目须提供3户（含）以上业主维修需求书面材料]。
2.现场查勘
区县物业管理行政主管部门收到申请后应立即前往现场查勘，属于维修资金应急使用范围的，出具《维修资金应急使用确认书》。
3.制定方案
申请人根据维修和更新、改造项目提出维修资金使用方案，方案应明确维修工艺、工程造价（预算）、资金分摊范围及分摊标准、施工单位、工程造价咨询机构、工程监理单位、招标代理机构、设计单位等内容，形成《维修资金应急使用方案》。
4.公示方案
申请人应将《维修资金应急使用确认书》、《维修资金应急使用方案》在小区显著位置及维修资金列支范围内各单元门口进行公示，公示期为五日。公示期间，区县物业管理行政主管部门应前往小区现场查勘并留取影像资料。
维修资金列支范围内专有部分占建筑物总面积三分之一以上的业主且占总人数三分之一以上的业主对应急使用维修资金有异议的，应在公示期内，向区县物业管理行政主管部门提交书面异议和相关材料，区县物业管理行政主管部门在三个工作日内进行复核，不属于应急使用维修资金范围的，终止应急使用。
5.组织实施
申请人组织实施《维修资金应急使用方案》。区县物业管理行政主管部门按照国家有关建设程序规定，依法对维修和更新、改造项目进行监督管理。
6.竣工验收并公示
工程竣工后，物业服务企业、业主委员会或物业管理委员会、施工单位、设计单位、监理单位及业主代表对工程进行验收，签署《维修和更新、改造工程竣工验收单》。申请人将《维修和更新、改造工程竣工验收单》及《维修和更新、改造工程结算费用分摊清册》在小区显著位置及维修资金列支范围内各单元门口进行公示，公示期为五日。公示期内，区县物业管理行政主管部门应前往小区现场查勘并留取影像资料。
7.申请列支
申请人向所在区县物业管理行政主管部门申请列支,需提交以下材料：
（1）《维修资金应急使用方案》；
（2）施工单位资质资料及工程合同书；
（3）《维修和更新、改造工程竣工验收单》；
（4）维修工程结算书，工程造价咨询机构出具的《工程结算审核报告》；
（5）《维修和更新、改造工程结算费用分摊清册》；
（6）维修和更新、改造工程尾款发票；
（7）《房屋维修资金使用款尾款划转申请表》；
（8）申请人的相关资料、法人委托书、经办人身份证及联系方式。
区县物业管理行政主管部门在受理后五个工作日内审核完毕，符合使用条件的，区县物业管理行政主管部门出具《住宅专项维修资金划转单》，并将《住宅专项维修资金划转单》、工程尾款发票及相关费用发票上传至市物业管理行政主管部门。
8.划转资金
市物业管理行政主管部门在收到《住宅专项维修资金划转单》后五个工作日内按照工程结算金额（维修资金专户列支金额），将维修资金一次性划转至申请人的维修资金使用专用账户。
分两次划转流程：
申请人无法垫付维修和更新、改造费用的，按以下程序分两次划转：
1.提交申请（与应急使用一次性划转流程相同）；
2.现场查勘（与应急使用一次性划转流程相同）；
3.制定方案（与应急使用一次性划转流程相同）；
4.公示方案（与应急使用一次性划转流程相同）；
5.首款审核
申请人向所在区县物业管理行政主管部门申请首款，并提交以下材料：
（1）《维修资金应急使用方案》；
（2）施工单位资质资料及工程合同书；
（3）维修工程预算书，工程造价咨询机构出具的《工程预算审核报告》；
（4）《房屋维修资金使用款首次划转申请表》；
（5）维修和更新、改造工程首款发票；
（6）申请人的相关资料、法人委托书、经办人身份证及联系方式。
区县物业管理行政主管部门在受理后五个工作日内审核完毕，符合使用条件的，区县物业管理行政主管部门出具《住宅专项维修资金划转单》，并将《住宅专项维修资金划转单》、工程首款发票上传至市物业管理行政主管部门。
6.首款划转
市物业管理行政主管部门在收到《住宅专项维修资金划转单》后五个工作日内按照工程预算金额（维修资金专户列支金额）的百分之三十，将首款划转至申请人的维修资金使用专用账户。
7.组织实施
申请人组织实施使用方案，区县物业管理行政主管部门按照国家有关建设程序规定，依法对维修和更新、改造项目进行监督管理。
8.竣工验收并公示
工程竣工后，物业服务企业、业主委员会或物业管理委员会、施工单位、设计单位、监理单位及业主代表对工程进行验收，签署《维修和更新、改造工程竣工验收单》。申请人将《维修和更新、改造工程竣工验收单》及《维修和更新、改造工程结算费用分摊清册》在小区显著位置及维修资金列支范围内各单元门口进行公示，公示期为五日。公示期内，区县物业管理行政主管部门应前往小区现场查勘并留取影像资料。
9.尾款审核
申请人向所在区县物业管理行政主管部门申请首款,并提交以下材料：
（1）《维修和更新、改造工程竣工验收单》；
（2）维修工程结算书，工程造价咨询机构出具的《工程结算审核报告》；
（3）《维修和更新、改造工程结算费用分摊清册》；
（4）维修和更新、改造工程尾款发票；
（5）《房屋维修资金使用款尾款划转申请表》。
区县物业管理行政主管部门在受理后五个工作日内审核完毕，符合使用条件的，区县物业管理行政主管部门出具《住宅专项维修资金划转单》，并将《住宅专项维修资金划转单》、工程尾款发票及相关费用发票上传至市物业管理行政主管部门。
10.尾款划转
市物业管理行政主管部门在收到《住宅专项维修资金划转单》后五个工作日内将剩余款项划转至申请人的维修资金使用专用账户。
四、设计、招标、监理
鼓励申请人聘请设计单位进行设计；鼓励申请人采取招标或采购方式选择施工单位；鼓励申请人聘请监理单位实施监理。
有设计、招标、监理的，应当在首款申请时提供相应单位的资质资料及工程设计合同、工程招标代理合同、工程监理合同。设计、招标代理、造价咨询、监理各项费用应在尾款申请时提交费用发票，并一次性支付。
五、维修资金使用监管工作要求
（一）区县物业管理行政主管部门应做好维修资金使用的指导、协调和服务工作，严格资金拨付手续，监督资金申请程序的完善。
（二）区县物业管理行政主管部门应建立政策学习培训、检查考核奖励等内部制度，确保维修资金安全、便捷使用。
（三）区县物业管理行政主管部门应当通过“维修资金使用申请受理系统”受理使用申请业务，并严格按规定时限予以办结。
（四）物业管理行政主管部门及其工作人员利用职务上的便利，收受他人财物或者其他好处，不依法履行监督管理职责，或者发现违法行为不予查处的，依法给予处分。
西安市住房和城乡建设局
2024年6月21日